根据中国石油化工集团有限公司特殊资金监督管理办法的规定，各单位特殊资金出现发生或涉及重大诉讼和仲裁案件等重大事项，应在事项发生后第一时间口头上报，并于（）内书面向上级归口管理部门报告，同时按管理关系抄报总部财务部，并及时采取补救措施，避免或减少损失。